Les entreprises commerciales installées à Malte sont tenues de nommer un secrétaire, qui pourra être une personne physique d'une quelconque nationalité ou une personne morale, à condition qu'elle soit autorisée à opérer en tant que prestataire de services à des entreprises en vertu du Company Services Providers Act.
La loi n'exige pas que le secrétaire réside à Malte, mais cela est toutefois conseillé étant donné ses fonctions et compétences.
Le secrétaire est responsable de la tenue des éléments suivants :
- livre des procès-verbaux des assemblées générales de l'entreprise ;
- livre des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration ;
- registre des associés ou actionnaires ;
- registre des obligations / débentures ; et
- tous les autres registres sollicités par le conseil d'administration de la société.
Le secrétaire devra s'assurer que toutes les réunions sont dûment convoquées et que toutes les déclarations et autres documents de l'entreprise sont préparés et remis conformément aux dispositions légales. En conformité, en cas de modification au niveau de la direction de l'entreprise, de saisie de ses actions, d'augmentation du capital social ou de son siège social, le secrétaire de l'entreprise est responsable de l'envoi des documents appropriés au greffe du tribunal de commerce afin de l'informer formellement de ladite modification.
Le secrétaire de l'entreprise est également responsable du dépôt de la déclaration annuelle auprès de la MFSA. La déclaration doit être remise à la date d'anniversaire de constitution de l'entreprise, dans un délai maximum de 42 jours. Passé ce délai, des intérêts moratoires seront appliqués.
