Les délibérations des associés ne peuvent être prises que selon l'une des formes admises par la loi pour chaque type d'entreprise.
Dans n'importe quel type d'entreprise, les associés peuvent prendre :
Délibérations unanimes par écrit lors d'assemblées universelles
Les associés peuvent prendre des décisions unanimes par écrit ou se réunir en assemblée générale, sans aucune formalité préalable nécessaire, à condition :
- qu'ils soient tous présents ;
- qu'ils manifestent tous la volonté que l'assemblée soit constituée et qu'elle délibère sur un point donné.
Une fois ces conditions réunies, toutes les règles relatives au fonctionnement de l'assemblée générale, qui ne peut délibérer que sur les points consentis, sont appliquées.
Un associé ne peut se faire représenter lors des délibérations en ces termes si, à cette fin, le représentant y est expressément autorisé.
Délibérations en assemblée générale
Les associés d'une société à responsabilité limitée peuvent décider :
La convocation de l'assemblée générale
La convocation des assemblées générales incombe à l'un des gérants et doit être faite à travers une lettre recommandée, moyennant un préavis minimum de quinze jours, à moins que la loi ou le contrat de société n'exige d'autres formalités ou n'établisse un délai plus élargi. Pour les actionnaires qui indiquent au préalable leur consentement, la convocation peut être faite par e-mail avec accusé de réception.
Les assemblées générales doivent être convoquées chaque fois que la loi le stipule ou que la gérance ou l'organe de contrôle le juge nécessaire.
Un associé peut demander, par écrit, la convocation de l'assemblée générale, en indiquant avec précision les questions à inclure à l'ordre du jour et en justifiant la tenue de la réunion de l'assemblée.
La convocation doit contenir, au moins, l'un des éléments suivants :
- la dénomination sociale, le type d'entreprise, le siège, le greffe du tribunal de commerce et le numéro d'immatriculation respectif ;
- le lieu, la date et l'heure de la réunion ;
- l'indication de la nature de l'assemblée, générale ou spéciale ;
- les conditions auxquelles pourraient être soumis la participation et l'exercice du droit de vote ;
- l'ordre du jour ;
- si le vote par correspondance n'est pas interdit par les statuts, la description du procédé, y compris l'adresse physique ou électronique, les conditions de sécurité, le délai pour la réception des déclarations de vote et la date de décompte des voix.
Fonctionnement de l'assemblée générale
Principales règles de fonctionnement de l'assemblée générale :
- Sauf disposition contraire du contrat de société, la présidence de chaque assemblée générale appartient à l'associé présent qui possède ou représente la plus grande part du capital, l'associé le plus âgé étant élu à égalité de conditions ;
- Aucun associé ne peut être privé du droit de participer à l'assemblée, y compris par disposition contractuelle, bien qu'il puisse être empêché d'exercer son droit de vote ;
- Les procès-verbaux des assemblées générales doivent être signés par tous les associés présents ;
- Le vote s'effectue sur la base d'une voix pour chaque centime de la valeur nominale de la part sociale ;
- Toutefois, le contrat de société peut stipuler l'attribution, comme droit spécial, de deux voix pour chaque centime de la valeur nominale de la part sociale ou des parts sociales des associés qui, au total, ne correspondent pas à plus de 20 % du capital ;
- Sauf dispositions contraires de la loi ou du contrat, les délibérations sont réputées prises si la majorité des voix exprimées est atteinte, les abstentions n'étant pas prises en compte ;
- En vertu de la loi, les modifications statutaires et la dissolution de la société doivent être approuvées par une majorité de trois quarts des voix correspondant au capital social, à moins que le contrat de société ne requière une majorité plus élevée.
Délibérations par vote écrit
Les associés peuvent délibérer par vote écrit, à moins qu'une disposition légale ou qu'une clause contractuelle ne l'interdise. Cette forme de délibération, de par les formalités qu'elle implique, est très peu utilisée dans la pratique.
La procédure comprend les étapes suivantes :
1.consultation des associés sur la dispense de l'assemblée
Pour procéder à la consultation, les gérants doivent envoyer aux associés une lettre recommandée, laquelle mentionnera l'objet de la délibération à prendre et indiquera au destinataire que l'absence de réponse, dans un délai de quinze jours à compter de l'envoi de la lettre, sera considérée comme un accord à la dispense de l'assemblée.
2. proposition de délibération
Après avoir obtenu le consentement des associés, le gérant leur enverra la proposition concrète de délibération, accompagnée des éléments nécessaires à l'expliquer, et fixera un délai non inférieur à dix jours pour procéder au vote.
3. concrétisation du vote écrit
Le vote écrit doit identifier la proposition et indiquer l'approbation ou le rejet de cette dernière. Toute modification de la proposition ou conditionnement du vote implique le rejet de la proposition.
4. procès-verbal
Le gérant rédigera un procès-verbal, dans lequel il devra mentionner la vérification des circonstances permettant la délibération par vote écrit, transcrire la proposition et le vote de chaque associé et déclarer la décision prise, et dont il enverra une copie à chaque associé.
La délibération est réputée prise à la date de la réception de la dernière réponse ou au terme du délai stipulé, à défaut de réponse de la part d'un associé.
Une décision par vote écrit ne peut pas être prise lorsqu'un associé est privé de son droit de vote.
Représentation des associés
- La représentation volontaire n'est pas autorisée lors de délibérations par vote écrit ;
- Les instruments de représentation volontaire qui ne mentionnent pas les formes de délibération admises ne sont valables que dans le cas de délibérations à prendre en assemblées générales convoquées de manière régulière ;
- Les instruments de représentation volontaire qui ne mentionnent pas la durée des pouvoirs conférés ne sont valables qu'au cours de l'année civile correspondante ;
- Pour la représentation lors d'une assemblée générale donnée, qu'elle se tienne lors de la première ou de la deuxième date, un document écrit, signé et adressé au président, suffit.
Empêchement de vote
L'associé ne peut pas voter, se faire représenter, ou encore représenter quelqu'un lorsqu'il se trouve en situation de conflit d'intérêt avec l'entreprise, en ce qui concerne l'objet de la délibération. Ladite situation de conflit d'intérêt est constatée, notamment, lorsque la délibération porte sur :
- la libération d'une obligation ou responsabilité propre à l'associé, que ce soit en cette qualité d'associé, de gérant ou de membre de l'organe de contrôle
- un litige portant sur la prétention de l'entreprise contre l'associé ou de ce dernier contre l'entreprise, quelle que soit la qualité mentionnée à l'alinéa précédent, que ce soit avant ou après l'introduction de la requête devant le tribunal ;
- la perte d'une partie de la part sociale de l'associé, dans le cas visé au paragraphe 2 de l'article 204 du Code des sociétés commerciales ;
- l'exclusion de l'associé ;
- le consentement quant à l'exercice d'une activité concurrente de celle de l'entreprise par les gérants ;
- la destitution, justifiée par un motif légitime, de la gérance en place ou d'un membre de l'organe de contrôle ;
- toute relation, établie ou à établir, entre l'entreprise et l'associé, étrangère au contrat de société.
