Obligaciones de las Empresas en Portugal

Las empresas en Portugal están obligadas a cumplir una serie de requisitos fiscales, legales, contables y de cotización.

El cumplimiento de todas estas obligaciones resulta vital para el funcionamiento legal y financiero de una empresa en Portugal, ya que garantiza el cumplimiento de la legislación vigente y evita sanciones.

A continuación, destacamos algunas de las obligaciones de las empresas en Portugal. 

Obligaciones Fiscales y de Cotización de las Empresas en Portugal

Las empresas en Portugal deben cumplir una serie de obligaciones fiscales y de cotización, entre ellas el pago de impuestos y la cotización a la Seguridad Social. 

Calendario Fiscal en Portugal

Por lo general, el año fiscal coincide con el año natural. No obstante, las empresas portuguesas pueden cambiar su año fiscal notificándolo a la Autoridad Tributaria y Aduanera (AT), siempre que cumplan determinados requisitos. 

Las empresas en Portugal deben realizar pagos a cuenta y pagos adicionales a cuenta durante los meses de julio, septiembre y hasta el 15 de diciembre. 

Las declaraciones del IVA deben cumplimentarse periódicamente y presentarse a la Autoridad Tributaria portuguesa.

Plazos para entrega de las declaraciones de IVA trimestrales por parte de las empresas en Portugal: 

• 20 de mayo; 
• 20 de agosto; 
• 20 de noviembre; 
• 20 de febrero del año siguiente.

Plazos para entrega de las declaraciones mensuales del IVA (para empresas portuguesas con un volumen de negocios superior a 650 000,00 €). 

• Hasta el día 20 del 2.º mes siguiente a aquel al que correspondan las operaciones (p. ej.: la declaración referente al mes de mayo deberá presentarse hasta el 20 de julio).

La declaración mensual del impuesto del sello debe presentarse antes del día 20 del mes siguiente al mes en que se haya generado la obligación tributaria.

Seguridad Social - Tasa Social Única

La Seguridad Social es un mecanismo público que garantiza asistencia social a todos aquellos que trabajan o residen en territorio portugués. 

Todo trabajador, gerente o administrador de una empresa en Portugal (resida o no en territorio portugués) está obligado a darse de alta en la Seguridad Social local y a cotizar por una parte de su salario al sistema portugués de Seguridad Social. 

Las cotizaciones a la Seguridad Social se efectúan mediante el pago de la Tasa Social Única (TSU).

Esta obligación de cotización corresponde al 34,75 % del salario (el 23,75 % lo paga la empresa portuguesa y el 11 % se le descuenta al trabajador). En determinados casos se aplican tipos reducidos.

La fecha límite para la declaración de las cotizaciones mensuales a la Seguridad Social es el día 10 y la de pago el día 20, siempre del mes siguiente a aquel al que correspondan.

La Declaración Mensual de Remuneraciones, referente a las rentas del trabajo por cuenta ajena y respectivas retenciones de impuestos y Seguridad Social, debe ser presentada hasta el día 10 del mes siguiente a aquel al que conciernen las rentas.

Obligaciones Contables en Portugal

Las obligaciones contables de las empresas en Portugal están relacionadas con la necesidad de mantener sus cuentas al día y en consonancia con las normas contables vigentes.

Todas las transacciones de las empresas portuguesas deben reflejarse debidamente en las cuentas con documentos acreditativos originales.

La contabilidad de una empresa portuguesa no puede sufrir retrasos superiores a 90 días, lo que significa que cualquier transacción realizada por una empresa tiene que ser contabilizada dentro de dicho plazo.

Las rentas sujetas al impuesto de sociedades (IRC en sus siglas portuguesas) se comunican a la Autoridad Tributaria a través de la Declaración de la Renta Modelo 22. La declaración del año anterior debe presentarse antes del 31 de mayo del año en curso. 

La Información Empresarial Simplificada (IES) es una declaración que reúne diversos datos de carácter contable y fiscal. La IES del año anterior debe presentarse antes del 15 de julio del año en curso.

En la mayoría de los casos, las cuentas de una empresa deben ser aprobadas por los socios antes del 31 de marzo. Los holdings puros (SGPS) deberán aprobar sus cuentas hasta el 31 de mayo.

Las facturas deben indicar la fecha, estar numeradas secuencialmente y contener los siguientes elementos:

• Los nombres, razones sociales o denominaciones sociales y la sede o domicilio del proveedor de los bienes o prestador de servicios y del destinatario o adquirente, así como los correspondientes números de identificación fiscal de los sujetos pasivos de impuesto;
   
• La cantidad y denominación usual de los bienes transmitidos o de los servicios prestados, con especificación de los elementos necesarios para la determinación del tipo aplicable; los envases no efectivamente comercializados deben ser objeto de indicación separada y con mención expresa de que se acordó su devolución;
   
• El precio, libre de impuestos, y los otros elementos incluidos en el valor imponible;
   
• Los tipos aplicables y el importe de impuesto adeudado;
   
• El motivo justificado de la no aplicación del impuesto, si procede;
   
• La fecha en la que los bienes fueron puestos a disposición del adquirente, en la que los servicios fueron realizados o en la que se realizaron pagos anteriores a la realización de las operaciones, si esa fecha no coincide con la de la emisión de la factura.

Por lo general, las empresas en Portugal deberán emitir las facturas en un plazo de 5 días a contar desde la fecha del suministro de bienes y servicios. 

Las empresas portuguesas están obligadas a utilizar programas informáticos de facturación debidamente certificados por la Autoridad Tributaria portuguesa (AT).  

Los datos deben transmitirse a la AT (aunque no se hayan emitido facturas) mediante la exportación del fichero de facturación SAF-T a más tardar el día 5 del mes siguiente al que hace referencia.

Obligaciones Legales de las Empresas en Portugal

Las empresas en Portugal deben cumplir una serie de obligaciones legales, entre las cuales destacamos las siguientes.

Obligatoriedad de Utilización de Cuentas Bancarias

Todas las actividades de las empresas portuguesas deben encontrarse reflejadas en una o más cuentas bancarias exclusivamente vinculadas a la actividad desarrollada. Todas las transacciones referentes a aportaciones de capital, préstamos o adelantos de socios, así como cualquier otra entrada o salida de capital, deberán realizarse a través de dichas cuentas.

Las empresas en Portugal deberán realizar los pagos de facturas o documentos equivalentes de importe superior a 1000 € a través de medios de pago que permitan identificar el respectivo destinatario, principalmente cheques nominativos o transferencias bancarias.

Los bancos portugueses solicitarán siempre copia de los documentos de soporte relativos a transacciones superiores a 12 500 €.

Registro Central de Beneficiarios Efectivos

El cumplimiento de las obligaciones legales relacionadas con el Registro Central de Beneficiarios Efectivos (RCBE) es un requisito imprescindible para las empresas en Portugal. Este registro, de carácter obligatorio, tiene por objeto identificar a quienes ejercen el control o la propiedad de una empresa, ya sea de forma directa, indirecta o a través de terceros.

Esta obligación está en consonancia con la Directiva 2015/849 del Parlamento Europeo y del Consejo de la Unión Europea, traspuesta al marco jurídico portugués, que tiene por objeto reforzar la transparencia y la seguridad en las transacciones entre empresas, tanto nacionales como internacionales, que operan en territorio portugués. 

Por tanto, todas las empresas en Portugal están obligadas a identificar y registrar al beneficiario efectivo, según lo establecido, mediante la presentación de una declaración que incluya información relativa a su identidad.

Este registro debe efectuarse en un plazo de 30 días a partir de la inscripción de la empresa en el registro mercantil.

Reglamento General de Protección de Datos

Las empresas en Portugal deben cumplir las directrices del RGPD a la hora de recopilar y gestionar los datos de los consumidores, garantizando la transparencia, la seguridad y el cumplimiento de los plazos de conservación. En determinados casos, puede ser obligatorio designar a un responsable de protección de datos.

Obtención de Licencia

Todas las empresas en Portugal que ejerzan actividades industriales necesitan obtener una licencia, no solo para asegurar la protección de la salud pública, la seguridad y la higiene de los lugares de trabajo, así como la seguridad de las personas y los bienes, sino también la correcta ordenación del territorio, la protección y la defensa del medioambiente, a través de la prevención y reducción de los efectos nocivos de la contaminación.

Por lo general, la concesión de licencias a establecimientos comerciales es competencia exclusiva de la administración local (ayuntamientos, pedanías y otras autoridades locales).