El fichero SAF-T es uno de los aspectos más importantes de la contabilidad en Portugal, tanto para las empresas como para los particulares.
Portugal fue el primer país en adoptar, en 2008, el archivo SAF-T con el que las empresas aportan información contable y de facturación a las autoridades tributarias.
¿Qué es el fichero SAF-T?
El SAF-T es un fichero XML basado en estándares internacionales que ha sido desarrollado por la OCDE para el intercambio electrónico de datos contables y de facturación con las autoridades fiscales de cada país. La sigla SAF-T significa Standard Audit File for Tax (fichero de auditoría estándar para impuestos) y designa el fichero que recopila toda la documentación fiscalmente relevante de una empresa en un determinado periodo de tiempo.
Este sistema se creó con el objetivo de facilitar la recogida en formato electrónico de datos fiscales relevantes por parte de los inspectores y auditores tributarios, para servir de soporte a las declaraciones fiscales de los contribuyentes y para el análisis de los asientos contables u otros de relevancia fiscal, por lo que constituye una importante herramienta de lucha contra la evasión fiscal.
En la práctica, el fichero SAF-T reúne todos los datos que constan en el sistema de facturación y contabilidad de la empresa, incluida la identificación de la propia empresa y de sus clientes y proveedores, la identificación de los productos y servicios proporcionados por la empresa, y las facturas, recibos, documentos de transporte, tickets, etc.
Tipos de fichero SAF-T
Existen dos tipos de archivo SAF-T: el de facturación y el de contabilidad.
El fichero SAF-T de facturación
El SAF-T de facturación es un fichero simplificado que extrae información de la facturación de la empresa a partir de programas de facturación certificados cuyo uso es obligatorio para las empresas con sede o establecimiento permanente en Portugal.
La entrega de este fichero a las autoridades fiscales se realiza todos los meses: debe hacerse efectiva antes del día 12 del mes posterior al que se refiere, como máximo.
Los programas de facturación crean automáticamente un fichero con los documentos apropiados. El fichero puede ser exportado y enviado de manera automática, o introducido manualmente en el portal e-Factura dentro del plazo límite previsto por la ley.
El fichero SAF-T de contabilidad
El otro tipo de fichero es el SAF-T de contabilidad, que funciona con la misma lógica que el de facturación, pero recopila los datos de todos los asientos contables realizados por la empresa durante un ejercicio en concreto, e incluye información sobre los proveedores, los clientes, los socios y otros deudores y acreedores.
El fichero SAF-T de contabilidad es obligatorio para introducir automáticamente la Información Empresarial Simplificada, es decir, la declaración electrónica que se envía todos los años para el cumplimiento de las obligaciones contables, fiscales y estadísticas de las empresas en Portugal.
La Información Empresarial Simplificada (IES) es una declaración electrónica que permite entregar a través de un único medio y con un solo formulario toda la información sobre las cuentas anuales de las empresas (depósito de cuentas, declaración contable y fiscal, y datos contables anuales) que en el pasado se debían entregar por diferentes medios a diferentes entidades, a saber, la Autoridad Tributaria, el INE y el Banco de Portugal. La creación de la IES en 2007 supuso una gran simplificación de las obligaciones contributivas de las empresas portuguesas, y permitió reducir costes y disfrutar de una economía más competitiva y transparente.
El fichero SAF-T de contabilidad debe ser exportado antes del 30 de abril del año siguiente al ejercicio en cuestión, como máximo, para los anexos A e I de la IES que se rellenen de manera automática.
