Aspectos Legales de las empresas

Al abrir una cuenta bancaria para una empresa, el banco solicita normalmente diversa documentación e información.

Como cada banco tiene sus propios procedimientos de apertura de cuentas, la lista de documentos incluida a continuación tiene únicamente carácter orientativo:

1. Formulario de “Know Your Client - KYC" debidamente cumplimentado;
2. Solicitud para apertura de cuenta, que indique el tipo de cuenta, la divisa y el modo preferido de pago de impuestos;
3. Una copia del contrato de empresa y estatutos, junto con una copia certificada del certificado de registro emitido por el registro competente, cuando la empresa esté registrada. El banco también podrá exigir una descripción de las actividades de la empresa y de su volumen de negocios pasado y previsible;
4. La confirmación de la dirección permanente de los gerentes o administradores a través de una declaración completa de identificación certificada por un banco "Prime" o embajada de Malta en el país de residencia. Asimismo, el banco podrá exigir documentos de identificación compulsados de todos los gerentes o administradores, representantes, últimos beneficiarios y secretarios. También podrá ser necesaria una factura original de algún servicio público (utility bill);
5. Cartas de referencia bancaria correspondientes a todos los gerentes o administradores extranjeros, representantes extranjeros y últimos beneficiarios. Las referencias deberán ser emitidas sobre la capacidad personal y deben ser dirigidas al banco; en caso contrario, el banco podrá reservarse el derecho de confirmar las referencias con las respectivas entidades;
6. En caso de que los socios sean fiduciarios, el banco exigirá la comunicación de los últimos beneficiarios, acompañada de una copia compulsada de su pasaporte;
7. Cuando el último beneficiario sea una empresa cotizada, el banco exigirá una declaración a tal efecto del secretario de la empresa;
8. Un formulario cumplimentado y firmado por los gerentes o administradores de la empresa nombrando al banco.

En todos los documentos de la empresa, incluida su página web, deberá hacerse referencia a su capital social y al importe desembolsado, en caso de que sea diferente. Asimismo, debe incluirse su nombre y domicilio social.

Cualquier sociedad colectiva (partnership en nom colletif) o sociedad en comandita (partnership en commandite) deberá también incluir los nombres de los socios con responsabilidad ilimitada.

Existen tres formas de disolución: por decisión voluntaria de los socios, por solicitud de los acreedores o por orden judicial.

La disolución por decisión voluntaria de los socios (Members' voluntary winding up) deberá ir seguida de una serie de hechos y/o actos jurídicos.

En primer lugar, es necesario regularizar la empresa en el registro mercantil (Malta Business Registry o MBR por sus siglas en inglés), en el la agencia tributaria (Inland Revenue Department o IRD por sus siglas en inglés) y en el registro fiscal (VAT Department) si la empresa tiene un número de IVA maltés. Así pues, los gerentes y/o administradores deben preparar y entregar:

Al Malta Business Registry (MBR):

1. Las cuentas auditadas de cada año, desde la fecha de su constitución hasta la fecha de la disolución;
2. Las declaraciones y los primas anuales para cada año;
3. El pago de todas las multas pendientes por eventuales incumplimientos.

Al Inland Revenue Department (IRD):

1. Las cuentas auditadas de cada año, desde la fecha de su constitución hasta la fecha de la disolución;
2. El pago de todos los impuestos, si procede;
3. El pago de todas las multas pendientes por eventuales incumplimientos.

Al VAT Department:

1. Las declaraciones del IVA de todos los periodos aplicables;
2. Los resúmenes del IVA de todos los periodos aplicables;
3. El pago de todos los impuestos (IVA), si procede;
4. El pago de todas las multas pendientes por eventuales incumplimientos.

La gerencia/administración debe acordar la disolución voluntaria de la empresa y decidir una fecha para dicha disolución, la cual debe coincidir con el último día de un mes. Para ello, se deberá tener en cuenta el tiempo necesario para la regularización de la empresa, incluido el reparto de dividendos, la transferencia de activos, el pago a acreedores, la venta de stocks, etc.

La gerencia/administración debe preparar las cuentas auditadas de la fecha de la disolución (Dissolution Date Accounts).

Basándose en estas cuentas, la gerencia/administración debe emitir una declaración de solvencia (Declaration of Solvency) en la que se indique que la empresa pagará a todos sus acreedores en el plazo de un año, un aviso de disolución (Notice of Dissolution) y el nombramiento del liquidador. Estos documentos se deben entregar en el Malta Business Registry (MBR) en los 14 días posteriores a la fecha de disolución, bajo pena de multa.

Ya en fase de disolución, el liquidador (persona física residente en Malta) asumirá la administración de la empresa sustituyendo a los gerentes/administradores a partir de la fecha de su nombramiento.

Si la empresa tiene un número de IVA maltés, el liquidador informará al VAT Department de que la empresa va a entrar en liquidación en 30 días, lo que conllevará la cancelación del registro a efectos de IVA si la empresa está regularizada. Si la empresa no estuviera regularizada, el registro a efectos de IVA se mantendrá hasta que se regularice.

Es habitual —y una buena práctica de los liquidadores malteses— publicar en dos diarios locales un anuncio donde conste que la empresa ha entrado en liquidación, invitando a reclamar cualesquiera créditos en un plazo de dos meses. Como el liquidador es el responsable de todos los actos practicados en esta fase, y siendo una de sus principales responsabilidades asegurarse de que todos los asuntos se tratan con diligencia y se investigan (por ejemplo, que se paga a todos los acreedores), se suele conceder un plazo adicional de otros dos meses, por lo que se cuenta con cuatro meses tras la fecha de la disolución (suponiendo que no se reclama ningún crédito).

En esta fase se deben preparar las cuentas finales de la empresa (Accounts of Winding up), las cuales deben ser auditadas.

Los socios de la empresa deben aprobar estas cuentas y el plan de reparto (Scheme of Distribution). A continuación, el liquidador debe presentar al Malta Business Registry (MBR) las cuentas finales de la empresa, el plan de reparto a los socios y la declaración del liquidador. En esta declaración, el liquidador informa al MBR de que el proceso ha concluido, y solicita la cancelación del registro (strike-off) de la empresa.

Una vez aprobadas por los socios las cuentas finales y presentadas al Malta Business Registry (MBR), el liquidador preparará y presentará la declaración final de impuestos de la empresa. También deberá presentar las cuentas finales auditadas de la empresa al inspector de la agencia tributaria, y solicitar la cancelación del número fiscal de la empresa, asegurándose de que se lleva a cabo.

Si en esta fase la empresa todavía está registrada a efectos de IVA por no encontrarse aún regularizada, el liquidador debe dedicar todos sus esfuerzos a regularizar su situación, solicitar la correspondiente cancelación y asegurarse de que se lleva a cabo (el registro fiscal informará de ello a la empresa).

Una vez realizados estos pasos, es competencia del Malta Business Registry (MBR) poner fin al proceso:

• Examen de las cuentas y del plan de reparto para garantizar su corrección. Si se encuentran errores y/o erratas, se devolverán al liquidador para que realice las necesarias correcciones;
• Registro de las cuentas finales, del plan de reparto y de la declaración del liquidador, y publicación en su página web;
• Publicación de un aviso de conclusión de la disolución de la empresa, y apertura de un periodo de tres meses para que cualquier interesado pueda impugnar la cancelación del registro ante los juzgados de lo civil. 

Una vez transcurrido este plazo de tres meses sin que existan reclamaciones o impugnaciones, el Malta Business Registry (MBR) reclamaciones o impugnaciones, el Registry procederá.