Questions fréquemment posées

Un registre des procès-verbaux est un document officiel utilisé pour enregistrer les délibérations, les décisions et les discussions qui ont eu lieu lors des réunions officielles d'une organisation, telles que les assemblées générales, les réunions du conseil d'administration, les conseils, les comités ou d'autres organes. Chaque procès-verbal est un document écrit qui résume ce qui a été discuté et décidé lors d'une réunion spécifique.

Fonctions du registre des procès-verbaux :

• Enregistrement formel : documente officiellement les décisions et les délibérations prises au cours des réunions, servant d'enregistrement permanent.
• Transparence et responsabilité : assure la transparence des activités de l'organisation et facilite la responsabilité vis-à-vis des membres, des actionnaires, des organismes de réglementation ou d'autres parties intéressées.
• Référence et consultation : sert de référence pour les décisions futures, permettant aux membres de revenir sur les discussions et décisions antérieures afin d'assurer la continuité et la cohérence des actions de l'organisation.
• Preuve juridique : peut être utilisé comme preuve dans des affaires juridiques, démontrant que certaines décisions ont été prises et que les processus ont été suivis conformément aux règlements et aux statuts de l'organisation.
• Contrôle et suivi : permet de suivre l'évolution des actions et des résolutions décidées lors des réunions précédentes, en veillant à ce que les engagements soient respectés.

• Date et lieu de la réunion : Indique quand et où la réunion a eu lieu.
• Participants : Liste de toutes les personnes présentes, y compris les membres et les invités.
• Ouverture : heure à laquelle la réunion a commencé et personne qui l'a présidée.
• Ordre du jour : Questions discutées au cours de la réunion, généralement énumérées dans un ordre précis.
• Discussions et délibérations : Résumé des discussions, des décisions prises et, le cas échéant, des votes.
• Clôture : heure de clôture de la réunion et notes finales éventuelles.

Selon l'article 31 du Code des sociétés commerciales, les procès-verbaux peuvent être composés de feuilles mobiles numérotées séquentiellement, qui doivent toutes être paraphées, qu'elles aient été complétées ou non.

Ceci afin de garantir l'intégrité et l'authenticité du document. La signature de toutes les pages, y compris les pages vierges, permet d'éviter les fraudes et les modifications non autorisées. Cela garantit que le contenu enregistré est véridique et n'a pas été modifié après la réunion.

Selon l'article 31 du code des sociétés commerciales :

•  Les sociétés commerciales sont tenues de tenir des registres de procès-verbaux ;
•  Les livres de procès-verbaux peuvent être constitués de feuilles volantes numérotées séquentiellement et paraphées par le conseil d'administration ou les membres de la personne morale à laquelle elles se rapportent ou, s'il en existe, par le secrétaire général ou le président du conseil d'administration de l'assemblée générale de la société.