Las empresas comerciales en Malta tienen que nombrar a un/una secretario/a, que podrá ser una persona física de cualquier nacionalidad o una persona Juridica, siempre y cuando esté licenciada como prestador de servicios a empresas en los términos del Company Service Providers Act.
La ley no obliga a que el secretario resida en Malta, aunque es aconsejable, dadas sus funciones y competencias.
El secretario es el responsable de mantener:
- El libro de actas de las asambleas generales de la empresa
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El libro de actas de las reuniones del consejo de administración; - Registro de los socios o accionistas
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- Registro de bonos/debentures
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- Todos los demás registros que le sean solicitados por el consejo de administración de la empresa.
El secretario deberá comprobar que todas las reuniones son debidamente convocadas y asegurarse de que todas las declaraciones y otros documentos de la empresa son preparados y entregados de acuerdo con lo dispuesto en la ley. Así, siempre que tenga lugar alguna modificación en el ámbito de la dirección de la empresa, embargo de sus acciones, aumentos de capital social o modificación del domicilio social, el secretario de la empresa será responsable del envío de la documentación apropiada al registro mercantil a fin de comunicar formalmente la respectiva modificación.
El secretario de la empresa será también responsable de la entrega de la Declaración Anual a la MFSA. La declaración tiene que entregarse cada año en el día de constitución de la empresa, con un plazo máximo de 42 días para la entrega de la misma, fecha a partir de la cual se aplicarán intereses de demora por el respectivo retraso.
