Los acuerdos de los socios solo pueden ser adoptados mediante alguna de las formas admitidas por la ley para cada tipo de empresa.
En cualquier tipo de empresa, los socios pueden adoptar:
Acuerdos unánimes por escrito en asambleas generales universales
Los socios pueden adoptar acuerdos unánimes por escrito o reunirse en asamblea general sin ninguna formalidad previa siempre que:
- Todos estén presentes;
- Todos manifiesten su voluntad de que la asamblea se constituya y decida sobre determinado asunto.
Cuando se cumplan todos estos supuestos, se aplicarán todas las reglas relativas al funcionamiento de la asamblea general, la cual solo puede adoptar acuerdos sobre los asuntos permitidos.
Un socio solo puede ser representado en acuerdos con estas condiciones si, a tal efecto, su representante está expresamente autorizado.
Acuerdos adoptados en asamblea general
Los socios de una sociedad limitada pueden adoptar los siguientes acuerdos:
Convocatoria de la asamblea general
La convocatoria de las asambleas generales debe ser efectuada por cualquiera de los gerentes mediante carta certificada, expedida con quince días de antelación, a no ser que la ley o la escritura de constitución exijan otras formalidades o establezcan un plazo mayor. Para los accionistas que comuniquen previamente su consentimiento, la convocatoria puede hacerse por e-mail con confirmación de lectura.
Las asamblea generales deben ser convocadas siempre que la ley lo determine o la gerencia o el órgano de supervisión lo estime oportuno.
Un socio puede solicitar, por escrito, la convocatoria de la asamblea general, indicando con precisión los asuntos que incluir en el orden del día y justificando la necesidad de la reunión de la asamblea.
La convocatoria debe contener al menos los siguientes datos:
- Razón social, tipo de empresa, sede, oficina del registro mercantil y respectivo n.º de registro;
- Lugar, día y hora de la reunión;
- Indicación del tipo, general o especial, de la asamblea;
- Los requisitos necesarios para la participación y el ejercicio del derecho a voto;
- El orden del día;
- Si los estatutos permiten el voto por correspondencia, descripción del modo en que este se debe procesar, incluida la dirección física o electrónica, las condiciones de seguridad, el plazo para la recepción de las explicaciones de voto y la fecha de recuento de los mismos.
Funcionamiento de la asamblea general
Principales reglas de funcionamiento de la asamblea general:
- Excepto disposición contraria recogida en la escritura de constitución, la presidencia de cada asamblea general pertenece al socio presente en esta que posea o represente la mayor fracción de capital, prefiriéndose, en igualdad de circunstancias, al de más edad;
- Ningún socio puede ser privado, ni siquiera por disposición de la escritura, de participar en la asamblea general, aunque esté imposibilitado para ejercer el derecho a voto;
- Las actas de las asambleas generales deben ser firmadas por todos los socios que hayan participado en ellas;
- Se cuenta un voto por cada céntimo del valor nominal de la cuota;
- Sin embargo, se permite que la escritura de constitución conceda, como derecho especial, dos votos por cada céntimo de valor nominal de la cuota o cuotas de los socios que, en total, no correspondan a más del 20% del capital;
- Salvo disposición contraria de la ley o de la escritura de constitución, los acuerdos se consideran adoptados si obtienen la mayoría de los votos emitidos, para lo cual no se consideran como tal las abstenciones;
- De conformidad con la ley, las modificaciones del estatuto y la disolución de la sociedad deben ser aprobadas por mayoría de tres cuartas partes de los votos correspondientes al capital social, a no ser que la escritura de constitución exija una mayoría más elevada.
Acuerdos por voto escrito
Si no existe disposición de ley o cláusula contractual que lo prohíba, los socios pueden adoptar acuerdos por voto escrito. Debido a las formalidades que conlleva, esta forma de acuerdo se utiliza muy poco en la práctica.
El proceso incluye las siguientes fases:
- Consulta de los socios sobre la no necesidad de la asamblea
Para proceder a la consulta, los gerentes deben enviar a los socios una carta certificada en la que se indique el objeto del acuerdo que se va a adoptar y se avise al destinatario de que la falta de respuesta en un plazo de quince días contados a partir de la expedición de la carta será tomada como consentimiento de la no necesidad de la asamblea.
- Propuesta de acuerdo
Cuando obtenga el consentimiento de los socios, el gerente enviará a todos los socios la propuesta concreta de acuerdo, acompañada de los datos necesarios para su comprensión, y establecerá un plazo no inferior a diez días para proceder a su votación.
- Materialización del voto escrito
El voto escrito debe identificar la propuesta y contener la aprobación o rechazo de esta. Cualquier modificación de la propuesta o condicionamiento del voto implica el rechazo de la misma.
- Acta
El gerente levantará acta, en la que mencionará la comprobación de las circunstancias que permiten el acuerdo mediante voto escrito, transcribirá la propuesta y el voto de cada socio, declarará adoptado el acuerdo y enviará copia de esta acta a todos los socios.
El acuerdo se considera adoptado el día en que se reciba la última respuesta o al finalizar el plazo establecido, en el caso de que algún socio no responda.
No puede adoptarse acuerdo mediante voto escrito cuando algún socio esté imposibilitado para votar.
Representación de socios
- No se permite la representación voluntaria en acuerdos mediante voto escrito;
- Los instrumentos de representación voluntaria que no mencionen las formas de acuerdo incluidas son válidos solo para acuerdos a adoptar en asambleas generales regularmente convocadas;
- Los instrumentos de representación voluntaria que no mencionen la duración de los poderes otorgados son válidos solo para el año natural respectivo;
- Para la representación en determinada asamblea general, tanto si se reúne en primera o segunda convocatoria, es suficiente con un documento escrito, firmado, dirigido al respectivo presidente.
Impedimento de voto
El socio no podrá votar –ni en su nombre, ni mediante un representante, ni en representación de otro– cuando se encuentre en situación de conflicto de intereses con la empresa respecto a la materia del acuerdo.
Se entiende que la referida situación de conflicto de intereses se cumple cuando se trata de un acuerdo que verse sobre:
- Liberación de una obligación o responsabilidad propia del socio, tanto en calidad de socio como de gerente o de miembro del órgano de supervisión;
- Litigio sobre pretensión de la empresa contra el socio o de este contra aquella, en cualquiera de los supuestos mencionados en el párrafo anterior, tanto antes como después de la acción jurisdiccional;
- Pérdida por parte del socio de parte de su cuota, en el supuesto previsto en el art. 204.2 del Código de Sociedades Mercantiles;
- Exclusión del socio;
- Consentimiento para que los gerentes ejerzan actividad competidora con la de la empresa;
- Destitución, por causa justificada, de sus labores como gerente o como miembro del órgano de supervisión;
- Cualquier relación, establecida o por establecer, entre la empresa y el socio ajena a la escritura de constitución.
