Preguntas frecuentes

Un libro de actas es un documento oficial utilizado para registrar las deliberaciones, decisiones y discusiones que han tenido lugar en las reuniones formales de una organización, como asambleas generales, juntas directivas, consejos, comités u otros órganos. Cada acta es un registro escrito que resume lo debatido y decidido en una reunión concreta.

Funciones del Libro de Actas:

• Registro formal: documenta oficialmente las decisiones y deliberaciones tomadas durante las reuniones, sirviendo de registro permanente.
• Transparencia y rendición de cuentas: Aporta transparencia a las actividades de la organización y facilita la rendición de cuentas a los miembros, accionistas, organismos reguladores u otras partes interesadas.
• Referencia y consulta: Sirve de referencia para futuras decisiones, permitiendo a los miembros volver a examinar debates y decisiones anteriores para garantizar la continuidad y coherencia de las acciones de la organización.
• Pruebas legales: Pueden utilizarse como prueba en asuntos legales, demostrando que se han tomado determinadas decisiones y que se han seguido los procesos de acuerdo con los reglamentos y estatutos de la organización.
• Control y seguimiento: Ayuda a supervisar el progreso de las acciones y resoluciones decididas en reuniones anteriores, garantizando el cumplimiento de los compromisos.

• Fecha y lugar de la reunión: Indica cuándo y dónde tuvo lugar la reunión.
• Participantes: Lista de todos los presentes, incluidos miembros e invitados.
• Apertura: Hora a la que comenzó la reunión y quién la presidió.
• Orden del día: Asuntos tratados durante la reunión, normalmente enumerados en un orden específico.
• Debates y deliberaciones: Resumen de los debates, decisiones adoptadas y, en su caso, votaciones realizadas.
• Clausura: Hora de clausura de la reunión y notas finales.
• Firmas: Firmas de los responsables de la reunión (normalmente el presidente y el secretario).

Según el artículo 31 del Código de las Sociedades Comerciales, las actas pueden constar de hojas sueltas numeradas secuencialmente, todas las cuales deben rubricarse, independientemente de que se hayan rellenado o no.

Con ello se pretende garantizar la integridad y autenticidad del documento. Firmar todas las páginas, incluidas las que están en blanco, ayuda a prevenir el fraude y las alteraciones no autorizadas. Así se garantiza que el contenido registrado es veraz y no ha sido modificado después de la reunión.

Según el artículo 31 del Código de Sociedades Mercantiles:

•  Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar libros de actas;
•  Los libros de actas podrán constar de hojas sueltas numeradas correlativamente y rubricadas por el consejo de administración o los miembros del órgano social a que se refieran o, cuando existan, por el secretario de la sociedad o el presidente del consejo de la junta general de la sociedad.