Obrigações de Empresas em Portugal

As empresas em Portugal estão obrigadas a cumprir vários requisitos fiscais, legais, contabilísticos e contributivos.

O cumprimento de todas estas obrigações é vital para o funcionamento legal e financeiro de uma empresa em Portugal, garantindo conformidade com a legislação vigente e evitando penalizações.

De seguida, destacamos algumas das obrigações das empresas em Portugal. 

Obrigações Fiscais e Contributivas das Empresas em Portugal

As empresas em Portugal estão sujeitas ao cumprimento de várias obrigações fiscais e contributivas, nomeadamente pagamento de impostos e a contribuição para a Segurança Social. 

Calendário Fiscal em Portugal

O ano fiscal, regra geral, coincide com o ano civil. Contudo, as empresas portuguesas podem alterar o seu ano fiscal, mediante comunicação à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), desde que cumpridos certos requisitos. 

As empresas em Portugal devem efetuar os Pagamentos por Conta e os Pagamentos Adicionais por Conta durante o mês de julho, setembro e até 15 de dezembro. 

As declarações de IVA devem ser preenchidas periodicamente e entregues à Autoridade Tributária Portuguesa.

Prazos para entrega das declarações de IVA trimestrais por parte das empresas em Portugal: 

• 20 de maio; 
• 20 de agosto; 
• 20 de novembro; 
• 20 de fevereiro do ano seguinte.

Prazos para entrega das declarações de IVA mensais (para empresas portuguesas com um volume de negócios superior a € 650 000.00). 

• Até ao dia 20 do 2.º mês seguinte àquele a que respeitam as operações (p. ex.: até 20 de julho, deverá ser apresentada a declaração referente ao mês de maio).

A Declaração Mensal de Imposto de Selo deverá ser entregue até ao dia 20 do mês seguinte àquele em que a obrigação tributária se tenha constituído.

Segurança Social – Taxa Social Única

A Segurança Social é mecanismo público que garante a assistência social a todos os aqueles que trabalham ou residem em território português. 

Qualquer trabalhador, gerente ou administrador de uma empresa em Portugal (residente ou não em território português) está obrigado a registar-se na Segurança Social local, bem como a contribuir para o regime de Segurança Social Portuguesa com parte do seu salário. 

As contribuições para Segurança Social são feitas através do pagamento da Taxa Social Única (TSU).

Esta obrigação contributiva corresponde a 34,75% do respetivo salário (23,75% pago pela empresa portuguesa e 11% descontado ao trabalhador). Existem reduções destas taxas para casos específicos.

As contribuições para a Segurança Social de cada mês devem ser declaradas até o dia 10 e pagas até ao dia 20, sempre do mês seguinte àquele a que dizem respeito.

A Declaração Mensal de Remunerações, referente aos rendimentos de trabalho dependente e respetivas retenções de imposto e Segurança Social, deve ser apresentada até o dia 10 do mês seguinte àquele a que respeitam os rendimentos.

Obrigações Contabilísticas em Portugal

As obrigações contabilísticas das empresas em Portugal prendem-se com a necessidade de manter as contas atualizadas e em linha com as normas contabilísticas em vigor.

Todas as transações das empresas portuguesas devem ser devidamente refletidas nas contas, com documentos de suporte originais.

A contabilidade de uma empresa portuguesa não pode ter um atraso superior a 90 dias, o que significa que qualquer transação efetuada por uma empresa tem de ser contabilizada dentro desse prazo.

A comunicação à Autoridade Tributária dos rendimentos sujeitos a IRC é feita através da Declaração de Rendimentos Modelo 22. A Declaração do ano anterior deverá ser entregue até 31 de maio do ano corrente. 

A Informação Empresarial Simplificada (IES) é uma declaração que reúne várias informações de natureza contabilística e fiscal. A IES do ano anterior deverá de ser entregue até ao dia 15 de julho do ano corrente.

Na maior parte dos casos, as contas de uma empresa deverão ser aprovadas pelos sócios até 31 de março. As empresas holding puras (SGPS) deverão ter as suas contas aprovadas até 31 de maio.

As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:

• Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto;
   
• A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efetivamente transacionadas devem ser objeto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;
   
• O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;
   
• As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;
   
• O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;
   
• A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.

Por norma, as empresas em Portugal deverão emitir as faturas num prazo de 5 dias a contar da data do fornecimento dos bens e serviços. 

As empresas portuguesas são obrigadas a utilizar software de faturação devidamente certificado pela Autoridade Tributária Portuguesa (AT).  

A transmissão de dados à AT (mesmo que não tenham sido emitidas faturas) deve ser feita através da exportação do ficheiro SAF-T faturação, o mais tardar até ao dia 5 do mês seguinte a que diz respeito.

Obrigações Legais das Empresas em Portugal

As empresas em Portugal devem observar várias obrigações legais, das quais destacamos as seguintes.

Obrigatoriedade da Utilização de Contas Bancárias

Todas as atividades das empresas portuguesas devem se encontrar refletidas numa ou mais contas bancárias exclusivamente afetas à atividade desenvolvida. Todas as transações referentes a entradas de capital, empréstimos ou adiantamentos de sócios deverão ser feitas por intermédio de tais contas, bem como quaisquer outras entradas e saídas de capital.

As empresas em Portugal deverão efetuar os pagamentos de faturas ou documentos equivalentes de montante superior a € 1.000 através de meios de pagamento que permitam identificar o respetivo destinatário, nomeadamente cheques à ordem ou transferências bancárias.

Os bancos portugueses solicitarão sempre cópia dos documentos de suporte relativos a transações superiores a € 12.500.

Registo Central de Beneficiário Efetivo

O cumprimento das obrigações legais relacionadas ao Registo Central de Beneficiário Efetivo (RCBE) representa uma exigência essencial para as empresas em Portugal. Este registo, de caráter obrigatório, tem como finalidade a identificação dos intervenientes que exercem controlo ou propriedade sobre uma empresa, seja de forma direta, indireta, ou através de terceiros.

Esta obrigação está alinhada com a Diretiva nº 2015/849 do Parlamento Europeu e do Conselho da União Europeia, incorporada no enquadramento jurídico português, que visa fortalecer a transparência e a segurança nas transações realizadas entre empresas, tanto a nível nacional como internacional, que operam em território português. 

Assim, todas as empresas em Portugal estão compelidas a identificar e registar o beneficiário efetivo, conforme estabelecido pela apresentação de uma declaração que inclua informações relativas à sua identidade.

Este Registo deve ser feito até 30 dias após o registo comercial da empresa.

Regulamento Geral da Proteção de Dados

As empresas em Portugal devem cumprir as diretrizes do RGPD ao recolher e gerir dados dos consumidores, garantindo transparência, segurança e cumprimento de prazos de conservação. A nomeação de um Encarregado de Proteção de Dados pode ser obrigatória, em certos casos.

Licenciamento

Todas as empresas em Portugal que exerçam atividades industriais carecem de licenciamento, no sentido de não só assegurar a proteção da saúde pública, a segurança e a higiene dos locais de trabalho, e a segurança das pessoas e bens; mas também de modo a garantir o correto ordenamento do território, a proteção e a defesa do ambiente, através da prevenção e redução da nocividade da poluição.

O licenciamento dos estabelecimentos comerciais é, regra geral, da competência exclusiva da Administração Local (Câmaras Municipais, Juntas de Freguesia e restante órgãos de poder local).