O ficheiro SAF-T é um dos aspetos mais importantes da contabilidade em Portugal, tanto para empresas, como para indivíduos.
Portugal foi o primeiro país a adotar, em 2008, o ficheiro SAF-T para a entrega das informações contabilísticas e de faturação por parte das empresas às autoridades tributárias portuguesas.
O que é o ficheiro SAF-T?
O SAF-T é um ficheiro XML baseado no padrão internacional desenvolvido pela OCDE para as trocas eletrónicas de dados contabilísticos e de faturação com as autoridades fiscais de determinado país. A expressão SAF-T é a abreviatura de Standard Audit File – Tax purposes (Portuguese Version) e designa o ficheiro que reúne toda a documentação fiscalmente relevante de uma empresa relativa a um determinado período de tempo.
Este sistema foi criado com o objetivo de facilitar a recolha em formato eletrónico dos dados fiscais relevantes por parte dos inspetores e auditores tributários, enquanto suporte das declarações fiscais dos contribuintes e da análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal, consistindo assim numa importante ferramenta de combate à fuga e evasão fiscal.
Na prática, o ficheiro SAFT-T reúne todos os dados que constam no sistema de faturação e de contabilidade de uma empresa, incluindo a identificação da empresa, dos clientes e dos fornecedores, a identificação de produtos e serviços prestados pela empresa, as faturas e recibos emitidos, documentos de transporte, consultas de mesa, entre outros.
Tipos de ficheiros SAF-T em Portugal
Existem dois tipos de ficheiros SAF-T: o SAF-T faturação e o SAF-T contabilidade.
Ficheiro SAF-T de Faturação
O SAF-T faturação é um ficheiro simplificado que extrai as informações de faturação da empresa a partir de programas de faturação certificados, cuja utilização é obrigatória para as empresas com sede ou estabelecimento estável em Portugal.
A entrega deste ficheiro às autoridades fiscais é feita mensalmente: tem de ser feita o mais tardar até ao dia 10 do mês seguinte a que diz respeito.
Os programas de faturação criam o ficheiro automaticamente com os documentos relevantes. O ficheiro pode ser exportado e enviado de forma automática, ou inserido manualmente no portal do e-fatura, dentro do prazo limite previsto pela lei.
Ficheiro SAF-T de Contabilidade
Outro tipo de ficheiro é o SAF-T contabilidade, que funciona na mesma lógica do SAF-T faturação, mas que reúne os dados de todos os registos contabilísticos efetuados pela empresa durante um determinado exercício, incluindo informação sobre os fornecedores, clientes, sócios e outros devedores e credores.
O ficheiro SAF-T contabilidade é usado obrigatoriamente para o pré-preenchimento automático da IES, a declaração eletrónica submetida anualmente para o cumprimento das obrigações contabilísticas, fiscais e estatísticas das empresas em Portugal.
A Informação Empresarial Simplificada (IES) é uma declaração eletrónica que permite entregar, através de um único meio e de um único formulário, as diversas informações sobre as contas anuais das empresas (depósito de contas, declaração contabilística e fiscal e dados contabilísticos anuais) que antigamente tinham de ser entregues por diferentes meios a diferentes entidades: Autoridade Tributária (“AT”), INE e Banco de Portugal. A criação da IES, em 2007, introduziu uma grande simplificação das obrigações contributivas das empresas portuguesas, permitindo reduzir custos e contribuindo para uma economia mais competitiva e transparente.
O ficheiro SAF-T contabilidade, deve ser exportado o mais tardar até 30 de Abril do ano seguinte ao exercício em causa, para que os Anexos A e I da IES fiquem automaticamente pré-preenchidos.
