Aspetos legais de empresas

Ao abrir uma conta bancária para uma empresa, um banco normalmente solicita diversa documentação e informação.

Sendo certo que cada banco terá os seus próprios procedimentos de abertura de conta, a lista de documentos abaixo fornecida serve apenas para fins de orientação:

1. Formulário de “Know Your Client -KYC" devidamente preenchido;
2. Requerimento para abertura de conta especificando o tipo de conta, a moeda e o modo preferido de pagamento do imposto;
3. Uma cópia do Contrato de Empresa e Estatutos, juntamente com uma cópia certificada do Certificado Registo emitido pelo Registro competente, assim que a empresa esteja registada. O banco também poderá exigir uma descrição das atividades da empresa e do seu volume de negócios passado e previsível;
4. A confirmação do endereço permanente dos Gerentes ou Administradores através de uma declaração completa de identificação certificada por um banco “prime” ou Embaixada de Malta no país de residência. O banco também poderá exigir documentos de identificação autenticados para todos os Gerentes ou Administradores, representantes, últimos beneficiários e secretários. Um original de uma conta de serviço público (utility bill) também poderá ser necessário;
5. Cartas de referência bancária para todos os Gerentes ou Administradores estrangeiros, representantes estrangeiros e últimos beneficiários. As referências deverão ser emitidas na capacidade pessoal e devem ser dirigidas ao banco, caso contrário o banco poderá reservar-se o direito de confirmar as referências com as respetivas instituições;
6. Caso os sócios sejam fiduciários, o banco exigirá a divulgação da identidade dos últimos beneficiários, acompanhada por uma cópia autenticada do seu passaporte;
7. Quando o último beneficiário seja uma empresa cotada, o banco exigirá uma declaração para o efeito do secretário da empresa;
8. Um formulário preenchido e assinado pelos Gerentes ou Administradores da empresa nomeando o banco.

Em todos os documentos da empresa, incluindo a sua página na internet, deverá ser feita referência ao seu capital social e o montante realizado, se diferente. Deve, também, incluir o seu nome e sede social.

Uma empresa em nome coletivo (partnership en nom colletif) e a empresa em comandita (partnership en commandite), deverão também incluir os nomes dos sócios cuja responsabilidade é ilimitada.

Existem 3 formas de dissolução: por decisão voluntária dos sócios, a pedido dos credores ou por ordem dos Tribunais.

Cingindo-nos à forma de dissolução por decisão voluntária dos sócios (Members' voluntary winding up), deverá ser seguida uma sequência de factos /atos jurídicos.

Em primeiro lugar, é necessário regularizar a empresa perante o Malta Business Registry (MBR), o Inland Revenue Department (IRD) e o VAT Department, se a empresa tiver um número de IVA Maltês. Assim, os gerentes/administradores deverão assegurar que prepararam e entregaram:

Perante o Malta Business Registry (MBR):

1. Contas auditadas de cada ano desde a data da sua constituição até à data da dissolução;
2. Declarações e emolumentos anuais de cada ano;
3. Pagamento de todas as multas pendentes por eventuais incumprimentos.

Perante o Inland Revenue Department (IRD):

1. Declarações de imposto de cada ano desde a data da sua constituição até à data da dissolução;
2. Pagamento de todos os impostos, se aplicável;
3. Pagamento de todas as multas pendentes por eventuais incumprimentos.

Perante o Departamento de IVA:

1. Declarações de IVA de todos os períodos relevantes;
2. Declarações recapitulativas de todos os períodos relevantes;
3. Pagamento de todos os impostos (IVA), se aplicável;
4. Pagamento de todas as multas pendentes por eventuais incumprimentos.

Deverão então a gerência/administração deliberar a dissolução voluntária da empresa, decidindo uma data de dissolução, que deverá ser no último dia de um mês, data essa que deverá ter em conta o tempo necessário para a regularização da empresa, incluindo pagamento de dividendos, transferência de ativos, pagamento a credores, venda de stocks, etc.

A gerência/administração deverá preparar as contas auditadas da empresa da data da dissolução (Dissolution Date Accounts).

Com base nestas contas, a gerência/administração deverá emitir uma Declaração de Solvência (Declaration of Solvency), dizendo que a empresa irá pagar todos os seus credores no prazo de um ano, um Aviso de dissolução (Notice of Dissolution) e a Nomeação do Liquidatário. Estes documentos deverão ser entregues no Malta Business Registry (MBR) no prazo de 14 dias após a data de dissolução, sob pena de sujeição a multa.

Uma vez em dissolução, o Liquidatário nomeado (pessoa física residente em Malta) assumirá a administração da empresa, em substituição dos gerentes/administradores, a partir da data da sua nomeação.

Se a empresa tiver um número de IVA Maltês, o Liquidatário irá informar o Departamento de IVA de que a empresa entrará em liquidação em 30 dias, o que irá levar ao cancelamento do registo para efeitos de IVA se a empresa estiver regularizada. Não estando a empresa regularizada, o registo para efeitos de IVA manter-se-á até ser regularizada.

É usual e resultante das boas práticas de qualquer Liquidatário em Malta proceder à publicação de em dois diários locais anunciando que a empresa entrou em liquidação, convidando à reclamação de quaisquer créditos num prazo de 2 meses. Uma vez que o Liquidatário é responsável por todos os atos praticados nesta fase e que uma das suas principais responsabilidades é assegurar que todos os assuntos foram diligentemente tratados e investigados (por exemplo, que todos os credores são pagos), normalmente é concedido um prazo adicional de 2 meses, totalizando 4 meses após a data da dissolução (assumindo que nenhum crédito é reclamado).

Nesta fase deverão ser preparadas as Contas Finais da empresa (Accounts of Winding-up), que deverão ser auditadas.

Os sócios da empresa deverão, então, aprovar estas contas e o Esquema de Distribuição (Scheme of Distribution). De seguida, o Liquidatário deverá apresentar perante o Malta Business Registry (MBR) as Contas Finais da empresa, o Esquema de Distribuição aos sócios e a Declaração do Liquidatário. Nesta declaração, o Liquidatário informa o Registo que o processo se encontra concluído e requer o cancelamento do registo (strike-off) da empresa.

Depois das Contas Finais aprovadas pelos sócios e apresentadas ao Registo, o Liquidatário irá preparar e apresentar a Declaração Final de Imposto da empresa. Deverá ainda apresentar as Contas Finais Auditadas da empresa ao Comissário da Receita, requerendo o cancelamento do número fiscal da empresa, assegurando-se que o mesmo é realizado.

Se nesta fase a empresa ainda estiver registada para efeitos de IVA, por não estar ainda regularizada, o Liquidatário deverá envidar todos os esforços para regularizar a situação e requerer o cancelamento respetivo e assegurar-se que o mesmo é efetuado (o Departamento de IVA notifica a empresa de tal facto).

Completados estes passos, compete ao Malta Business Registry (MBR) a finalização deste processo:

• Exame das Contas e Esquema de Distribuição para garantir a sua correção - se erros / gralhas forem encontradas, serão devolvidos ao Liquidatário para proceder às correções necessárias; 
• Registo das Contas Finais, do Esquema de Distribuição e da Declaração do Liquidatário e publicação no seu site; 
• Publicação de um aviso de conclusão da dissolução da empresa, permitindo um período de 3 meses para que qualquer interessado impugne o cancelamento do registo perante os tribunais civis.

Decorrido o prazo de 3 meses sem que haja qualquer reclamação ou impugnação, o Registo irá proceder ao cancelamento do registo.